Причина 2: Излишен разход! Нали правим cost saving?

Това всъщност трябваше да е на първо място. Най-естествената реакция е всяка нова инициатива да се преценява основно от финансова гледна точка. И при всички положения създаването и в последствие поддържането на електронен архив представлява допълнителен бюджет – 200 лв, 2 000 лв, 20 000 лв, 200 000 лв (няма да откажем и такъв проект :))- наричан излишен.

Следователно дигитализацията на архива попада в категорията на не толкова популярните идеи за бизнеса, което в настоящите условия почти директно я обрича на отказ.
Не, не сме се отказали. Упорити сме! Ако решим все пак да направим оценка като колко излишен ще да е този разход, трябва да обърнем внимание на няколко неща.

Може ли сегашният разход всъщност да се превърне в cost saving?

Досадно упражнение е да се обърнат всички ползи от използването на електронен архив в парична единица, но е задължително да се направи. А такива може да има не малко, като голяма част от тях всъщност са скрити на първо четене. За спестената хартия и тонер за копиране е ясно. Спестеното време от търсене, вадене, подреждане, копиране, справки и пр. на пръв поглед може да изглежда малко, но ако изчислим на годишна база разхода за 10-те минутки на ден на 2-ма човека, ще се окаже, че току що сте осигурили парите за електронна обработка на 40 класьора. Ако добавите разходи за куриер, за опаковъчни материали, за помещение за съхранение на оригиналите (и техните копия) на удобно място и редица още детайли, текущият ви разход, който може да бъде спестен потенциално, ще нарасне до размер, който ще удиви и вас даже.

Практиката показва, че редукцията на разходите чрез електронен архив е около 30% и то в дългосрочен план, а самият бюджет за дигитализация се възвръща в рамките на около 6 месеца. На нас ни изглежда добра инициатива все пак.
И въпреки това, анализът е задължителен, тъй като в някои случаи знакът в края на уравнението може да е минус.
Колко струва загубата на клиент или накърняването на имиджа?

Ние лично не можем да ви предложим точна формула за изчисление, защото това вече е в сферата на стратегията и политиката на фирмата ви. В ежедневието обаче има твърде много изключително очеизвадни, но за съжаление пренебрегвани понякога примери.

Лизингова компания (голяма, достолепна, водеща в сектора и прочие суперлативи), рецепция, коридор, чакални, зали… И в коридора – колонка от класьори, подредени, надписани – но ей, така на земята, в шкафчета и чекмедженца… на една ръка разстояние. И едни хора с листчета в ръка тичат около тях и си повтарят цифри – търсят документи разни, милите. Видяхме ги на влизане, видяхме ги на излизане. А най-вероятно не само ние сме ги видяли, защото това си било нормално работно ежедневие, както ни казаха. Ами няма да си вземем нищо на лизинг от тях, а и на доста други хора казахме да не го правят…

Подобни случаи на претрупани с архив фронт офиси на финансови институции, застрахователи, адвокатски дружества, телекоми и т.н. много.

Случаи на безпаметно чакане пред нечие бюро или гише, докато „правят справка“ или обработват документите – още повече.

Случаи на загубени документи, за съжаление – също не малко.

АЗ съм само ЕДИН клиент, но НЕДОВОЛЕН клиент…

Може ли дигитализацията да спести и други оперативни разходи?

Може! Стига да сте готови да вкарате малко иновативност и да правите промени в процесите си.
Електронното архивиране може да замести почти изцяло дейностите и резултатите от традиционното архивиране на хартиените носители, а в същото време да е доста по-финансово ефективно и по-бързо.

Най-вероятно ще прозвучи зловещо за много архивари, но… стига вече редене! Азбучният ред е забранен, тетрадките с описите се изхвърлят, класьори и папки повече няма да ви купуваме! Считано от днес!

Универсално прилагане на електронния архив в служба на оптимизацията на процесите няма, но анализът се прави лесно и бързо.

очаквайте причина 3: „Няма как да разбера кое си заслужава да се сканира!“