Причина 1: Не ни трябва! … Или ни трябва?

Да, повсеместно се говори и пише за електронен архив, половината компании от вашия сектор са си сканирали вече документите, всяка седмица получавате минимум по едно обаждане или мейл от фирма, която предлага да преобрази бизнеса ви, ако й дадете поне няколко хиляди страници за дигитализация.
След като е толкова популярно и другите го правят, следователно и на вашата компания й трябва. А и всичките доводи звучат разумно… Или пък не.
Преценката наистина е трудна, но има няколко основни въпроса, чиито отговори може да ви приближат към решението:

Има ли голям обем документи, които Вие и колегите Ви се опитвате да държите „на една ръка разстояние“, тъй като непрекъснато работите с тях?

Да? А честичко ли казвате „я, ми снимай…“, „къде е еди кой си документ, който вчера изважда“, „спешно ми трябва …“? По 5 пъти само преди сутрешното кафе? Пишете „плюс“ в графата „За електронен архив“!

Колко интензивно ходите в архива спешно (голямата стая/ зала/ мазе/ коридор/ стълби/ хале, в което държите документите, които уж не ви трябват често, а и защото мястото в стаята свърши)?

Повече от 3 пъти на седмица? Ако не сте архивиста на компанията, значи и по този критерий пишете „плюс“ за електронния архив.
NB! Не броим случаите, в които документът задължително ви е необходим в оригинал, а само тези, в които и копие е достатъчно.
Какъв е процентът на търсените документи от общия брой документи от същия вид на годишна база?

Не, никой не пита колко точно, но дайте поне ориентировъчно да видим? Ето простички примери от практиката ни:

Застраховане: при сключени 130 000 застраховки за годината, търсенията на полици в случаи, в които и копие е достатъчно, са средно около 200 на месец, т.е 2 400 за годината или с други думи няма и 2%. На вас как ви звучи? На нас ни звучи недостатъчно. В тези случаи се правят едни други неща, но за тях ще пишем по-нататък.

Банка: при 50 000 активни кредитни досиета, ежедневно се изискват копия или справки от документи от поне 45 досиета. Не се мъчете – 23 % са. Предостатъчно, за да си заслужава електронния архив.

Поддържате ли голям хартиен архив от документи, за които всъщност няма изискване да пазите в оригинал, а са само за ваши оперативни нужди?

Информацията е важна! Така е, не отричаме. Въпросът е да я съхраняваме умно и да я използваме лесно. За кристална яснота ще ви дадем пак едно примерче:

Досиета на коли в сервиз (не кварталния ви, разбира се): около 65 процента от документите във всяко досие са копия, принт-скринове, разпечатки от системи и т.н. Единствените документи, които е един вид задължително да се пазят в оригинал, са тези с подписите, поръчки, договори, възлагателни писма и разни други подобни. Останалото е необходимо, но… спокойно може да си го запазите само в електронен вид… и да си намалите обема на архива с 65%. Не е малко!

Имате ли голяма регионална структура?

Няма значение дали е много или малко голяма. Важното е, че имате и се налага едни и същи документи да се ползват от различни хора в различни точки, да се съгласуват, изпращат, връщат, представят, копират… Стига! Нека просто се дигитализират тези документи, да си приберете оригиналите чинно в архива и никой да не е пипнал копирната машина!

Имате ли документи, които се ползват интензивно от много хора едновременно?

Да познаем ли как го правите? Оригиналът е в т.нар. информационен собственик или си се „пази“ в шкафа и нуждаещият се го копира/сканира …. или го взима сааааамо за малко. Смятаме, че тук отговорът е твърде лесен. „Плюс“

На колко оценявате загубата или повредата на оригиналите?

Минаха ли ви тръпки по гърба? Сетихте ли се за онзи договор за 700 000 евро? А за тези, които не си плащаха и решихте да ги давате на съд? А за това, че от Комисията/Службата/Инстанцията ви искат едни оригинали за представяне, няма да ви напомняме.
Ако си бяхте ползвали сканирани документите, оригиналите сега щяха да си стоят на сигурно, необезпокоявани и защитени. „Плюс“!

Очаквайте Причина 2: „Излишен разход! Нали правим cost saving?“