Причина 3: Няма как да разбера кое си заслужава да се сканира!

 

Отлично ви разбираме!

 

Най-лесният отговор е „всичко“, но в този случай всички плюсове, минуси и опити за анализи, които правихме до тук, отиват на кино.  Следователно ще бъде похвално да си направите оценка кое е подходящо да бъде дигитализирано.

 

Основните моменти ги засегнахме в Част 1: „Не ни трябва! … Или ни трябва?“, така че сега е момента по-скоро за резюмиране:

  • документи, които се ползват изключително често, от различни хора и в по-големия процент от справките копията са достатъчни
  • документи, за които няма нормативни изисквания да бъдат пазени в оригинал, а са за ваши оперативни нужди
  • документи, чиято стойност е много голяма и е препоръчително да се ползват копия за намаляване на риска от загуба/повреждане
  • документи, подлежащи на унищожение поради изтекъл срок на давност – запазете ги в електронен вид, за да продължите да разполагате с тях даже и след като нормативното изискване за пазенето им е отпаднало
  • документи, чието електронно архивиране би заменило операциите по традиционно архивиране с положителен финансов ефект (с особена сила се отнася за големи обеми от индивидуални документи)

 

Един от възможните подходи, които бихме ви препоръчали, е да съчетаете  анализа на подходящите за сканиране документи с цялостното изследване на документооборота и създаване на документна система и регулиращите я политики и процедури. Добра методология за провеждането на това начинание може да намерите в стандарта ISO 15489-2 Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines (може да го намерите и на български без особено затруднение).

 

Ако искаме да бъдем конкретни, можем да направи  и бърз преглед на най-честите случаи, в които дигитализацията е добър вариант (с уговорката, че не може да бъде прилагано универсално):

  • клиентски досиета – бланки с контакти, договори за кредит, лизинг, услуга, покупка, застраховка
  • досиета на пациенти и ИЗ-та
  • анкетни карти, маркетингови проучвания
  • досиета на доставчици
  • техническа и технологична документация
  • данъчни декларации (за териториалните дирекции)
  • досиета на персонала
  • финансово-счетоводна документация
  • кореспонденция
  • жалби, рекламации, преписки по щети

 

Списъкът е дълъг и ако все още ви е трудно да се ориентирате какво е най-доброто решение специално за вашата организация…винаги може да ни се обадите :).

 

Очаквайте причина 4: „Твърде много време ще отнеме!“