Архивите на документи са необходимост за ежедневните бизнес задачи. Според проучванепрез последните пет години документооборота се е увеличил с почти 200%. С нарастването на архивите задачата по организиране, управление и достъп до документите става все по важна от всякога. Ето шест неща които ще ви помогнат в оптимизирането на архиви:

1.

Система за класифициране

– въведете методи за групиране на документацията, основани на ситема за лесно съхраняване, достъп и архивиране.

2.

Централизиране на документите

– събирането на документи по групи подобрява ефикасността, намалява изполваното място и съкращава времето за достъп до даден документ. Тук ефектите се забеляават особено силно при динамична документация, например действащи договори.

3.

Система за проследяване на документите

Такава система е най-бързият и ефективен начин да подобрите времето за достъп до информацията и да намалите времето за намиране на даден документ. Баркодовете например са ключов компонент за всяка една добра система за проследяване на документи.

4.

Стандартизиране

Въвеждането на стандартизиране ускорява организирането и намирането. Например въвеждането на цветово маркиране и разпознаване улеснява много достъпа до даден документ.

5.

Оптимизация на пространството

Ясно е че винаги се опитваме да съберем колкото може повече документи в колкото може по-малко място. Тук ще ви помогнат следните два метода:
– В случай че има как, постарайте се да намалите обема на съхраняваните документи. Няма нужда например всеки 2-3 страници да бъдат придържани с кламер.
– Старайте се да подреждате материалите по-ефикасно.

6.

Влезте в дигиталният свят

Цифровизирането на документооборота и въвеждането на системи за електронен достъп е
най-важният метод за значително намаляване на разходите по поддържането и достъпа до Вашите архиви.