Не, не е когато имате документи, които не ползвате и сте ги напъхали в мазето, служебния гараж, в някой ъгъл в офиса или някое друго, съобразено с нуждата и възможностите, място.

 

За да имате архивирана документация, която от една страна да бъде съхранена съгласно нормативните изисквания и стандартите, а от друга да ви позволява лесно използване в случай на нужда – справки, одит, данъчна проверка и др. – е необходимо да бъдат спазени поне няколко прости правила.

 

Процедура/политика за управление на документи

В най-простия си вид това представлява:

  • списък на видовете документи, които организацията ви генерира, класифицирани съобразно избрана от вас схема
  • указания как, къде и от кого да бъдат систематизирани и идентифицирани в активната си фаза
  •  указания каква архивираща обработка да бъде извършена при преминаването им в пасивната фаза
  • указания как да бъдат съхранявани и използвани
  • срок на давност
  • начин на унищожение при изтичане на срока на давност

 

Техническо оформление

Помислете как да редуцирате дублиращите се операции и разходи по опаковането, етикирането и идентифицирането на документацията си. Всяк прехвърляне и „архивиране“ на документи обикновено е свързано с преопаковане или най-малкото допълнително опаковане на документите. Надписите върху папките/класьорите трябва да носят полезна информация не само на този, които ги е направил, а и за всеки един служител или външно лице в бъдеще. Избягвайте често срещаната практика „аз така си ги подреждам, но колежката го прави по друг начин“!

Унификация и стандартизация трябва да са двата ви водещи принципа.

 

Регистър на архива

И най-красивият, подреден и надписан архив е потенциално безполезен, ако не се направи функционален регистър, т.е описание на архивираните документи по основните им информационни параметри, местоположение, срок на давност.

В електронен формат!

Регистърът ще ви даде възможност да намирате много лесно търсен документ даже и да не знаете какъв е бил използваният метод на систематизиране или класифициране, по ключова дума, период, вид, информационен собственик, номер и т.н. Естествено за тази цел регистрирането на архива трябва да бъде направено „умно“. Регистърът ще ви позволи и да управлявате сроковете на давност, да унищожавате документите своевременно и да поддържате оптимален обем на архивната си документация. Още една полезност на регистъра е, че може да бъде употребяван и за целите на използване на архивираната документация, т.е да се отразява всяко едно движение на документи за и от архив. Не на последно място ще даде възможност и за управление на правата на достъп, т.е възможност да проверите във всеки един момент дали изискващия документ има право на това. И достъпа до цялата история на събитията е въпрос на няколко кликвания.

 

Добро архивохранилище

Добро, означава осигурено срещу основните рискове  – пожар, светлина, влажност, неоторизиран достъп, наводнение, гризачи,  както и достъпно – оборудвано със стелажи/шкафове, с координати на местоположенията, без затрупване,

Все повече в практиката набира сила централизираният подход, т.е събирането и съхранението на архивирана документация на едно място и по възможност – на близко разстояние от централния офис/администрация. Важно е обаче капацитетът да бъде съобразен с очакваната нужда.

 

В резюме – правилно архивираната документация ще ви осигури нормативно съответствие и спокойствие, по-ниски разходи и по-висока оперативна ефективност.

 

Потърсете ни, за да ви помогнем в постигането на тези резултати!

info@quickdocs.bg